2018/02/25 71views

トヨタがやっている仕事を効率化する5つの方法!

世界中で人気車を販売しているトヨタですが、世界最高峰の企業ともなれば業務内容の改善も日進月歩、休むことなくおこなわれています。

PDCAサイクルを回して円滑に仕事をすすめることも重要ですが、ムダなことを限りなく少なくすることで仕事をスムーズに進める。

それを可能にしている取り組みのいくつかを紹介してみようと思います。

実践できていない職場では、どれも役に立つことばかりですので参考にしてみてはいかがでしょう?

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モノを探さなくていい環境を作る

トヨタの工場を見学するとわかるのですが、モノを探している人が基本的に存在しません

普通の工場であれば、

あの工具はどこにあるのだろう?
あの素材はどこに置いてあっただろう?

と、モノを探す時間が毎日数分から数十分存在していると思います。

それが当たり前になっている職場では、モノを探すことも立派な業務なのかもしれませんが、トヨタからすれば『モノを探す時間はムダ』ということ。

必要なモノが探すことなく見つかり、すぐに取り出せる状態にあることで仕事の効率は格段にアップします。

トヨタでは毎日午後三時から15分間、ビューティータイムというものが設けられており、社員全員で生産ラインを止めてまで清掃に手をまわすというから驚きですよね。

これは工場などで使う工具などにだけ当てはまるものではなく、デスクワークでも資料を探す必要のない環境を作ることで同じように効率を上げることができます

資料の入っている場所は、デスクの中だけではなくPC内のフォルダだったりすることもあるので、できる限りフォルダ分けするなどしてわかりやすく整理整頓しておきましょう!

個人の体験を、社員全員の共有財産にする

とある社員や部署が素晴らしい成果をあげているにもかかわらず、それを他の社員や部署が知らないなんてことは当たり前にあることです。

私が昔働いていた職場でも、所属するチームの一番上だけが知っていて、それ以下が誰も知らないことはゴマンとありました。

ですがトヨタでは、この素晴らしい成果をあげている社員や部署の成功事例を、他の社員や部署にも共有させることで全社員のスキルアップをおこなっています

これは成功事例だけにとどまらず、失敗したことに関してもすべて共有し、同じ失敗が別の場所で起こることを防ぎ、結果としてムダを省いて生産性を高めることに貢献しています。

楽をしようとすることが認められている

仕事は必死になってやるものだと考える人も多いでしょうが、トヨタでは楽をしようと試行錯誤し、その結果として楽ができるのであれば楽をすることが認められています

わかり易い例をあげれば、電卓を使って計算しているものをエクセルで数字を打ち込むだけでいいようにしたり、複数の手順を踏まなければいけない行程をマクロで自動化したりというもの。

すこしでもやりにくいと感じたら、どうすれば楽になるのかを考え改善・実行していくことが認められているので、変化のない職場と比べれば作業効率が段違いだといえるでしょう。

それを全社員で共有しておこなうことで、一人ひとりでは5分程度しか短縮できないような作業であったとしても、社員全員で考えると膨大な時間になります。

その結果スキマ時間が現れ、そこで業務効率を改善させるというサイクルをとることで飛躍的に作業効率をあげているのです。

もちろん楽な方へとやり方は変化していくので、働いている側も作業が改善されるたびに楽をできるということになります。

辛く苦しい仕事よりも、楽な仕事のほうが心身への負担は少ないので、取り入れることができるなら絶対に取り入れた方がいいシステムですね!

長時間残業が発生した場合、残業理由を徹底的に調べる

過労死ラインの残業時間は80時間と言われており、一日12時間勤務を月に20日で達成します。

繁盛期などで残業時間が多くなる会社も少なくないでしょうが、トヨタでは長時間残業が発生した場合、なぜ長時間残業が発生したのかの原因を徹底的に調べて解決するという方針をとっています。

  • 社員個人の問題なのか?
  • 上司が適切な指示を出せていないのか?
  • 取引先に何か問題があるのか?
  • 会社のシステムに問題があるのか?

これらのように問題の起きる原因を細分化し、それを改善することで作業効率をあげて少ない人数でも正常な勤務時間で業務できるようにしているのです。

これには異常な状態を社員が当たり前だと思わないようにする効果もあります。

仕事は『やり仕舞い』で持ち越さない

トヨタには、今日やることは今日片づける『やり仕舞い』という言葉があり、やるべきことは先延ばしにすることなくできる限り早くやるという習慣があります。

どんな仕事や作業でも『すぐやる』『とりあえずやる』を社員に習慣づけさせ、問題に気づいたらムダな議論などせず『すぐに問題解決に取り組めばいい』というもの。

その場でやることにより結果がすぐに見え、次に何をすればいいのかもわかるようになる。

明日のことを考えるよりも、その日のことを考えできることはすぐに取り掛かるという姿勢で、職場の改善を定着させるためにおこなっていることです。

まとめ

ブラックな職場で働いていた私からすれば、楽をしようとすることが認められているのは非常に正しいことだと思いますし、長時間残業が発生することが異常だと考えるもの正しいこと。

ですが残業することが美徳であるかのような考えをもった人は大勢いますし、いかにムダなことを省いて業務を改善・効率化できるかを考えたほうが会社のためになるでしょう。

自分が上司の立場であるのならば、自分が楽をするために職場の改善に取り組んでみてはいかがでしょうか?

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